As empresas têm enfrentado inúmeros desafios, dentre os quais destacamos o cumprimento da legislação vigente, que está em constante expansão em torno de todos os processos que envolvem a contratação de um terceiro, e a LGPD nos art. 6, 39, 46-47 e 49-50 trata desse tema quando falamos do agente de tratamento.
A ausência de um processo formal, pode expor a companhia no momento do onboarding de um terceiro ao seu ecossistema, podendo expor a empresa ao risco de penalidades e/ou causar danos à sua reputação.
Em resumo, o onboarding é todo processo antes da assinatura do contrato, o ongoing é o monitoramento durante toda a vigência do contrato e o offboarding é a fase final quando o contrato terminou.
O objetivo desse artigo é entramos em mais detalhes na primeira fase, o onboarding, que é uma fase em que é recomendável identificar as medidas básicas de segurança, técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito.
É evidente que inúmeras empresas têm buscado adotar um processo de onboarding de fornecedores como parte do seu programa de conformidade, pois estão cientes não apenas da sua relevância do ponto de visto de integridade, mas também do impacto positivo para empresa. A implementação do processo de onboarding eficaz blinda e empresa de fornecedores problemáticos, e permite alinhar-se com parceiros de negócios que tragam resultados de alto valor para companhia.
Em outras palavras, o processo de onboarding pode se tornar um ativo de alto valor impulsionando o crescimento da empresa, e eliminando riscos que não estavam sendo identificados.
Vale destacar, que algumas empresas ainda tratam em sua metodologia de gestão de fornecedores, na etapa de onboarding, verificações apenas operacionais e/ou financeiras. No entanto, é importante ter uma visão mais holística identificando um espectro mais amplo de riscos associados a fornecedores. Com isso devemos ir além da visão operacional e financeira, temos que analisar conflitos de interesse, trabalho escravo, ESG, riscos cibernéticos, só para citar alguns pontos.
Alguns erros são típicos o que pode consumir mais recursos, como processo ambíguos de avaliação de fornecedores, metodologia de cálculo de risco diferente para cada fase (onboarding, ongoing e offboarding), área distintas solicitando a mesma informação ao parceiro, tarefas administrativas excessivamente onerosas para consolidar as informações recebidas e ausência de worklfow para solicitações de revisões e melhorias das respostas já enviadas.
No processo de onboarding, devemos considerar a primeira pontuação de riscos para uma tomada de decisão. Como regra para gestão de riscos, os fornecedores com pontuações de riscos “alto” devem passar para uma avaliação mais aprofundada, seja por meio do preenchimento de um segundo questionário mais detalhado, uma due dilligence ou ainda por uma consulta ao time jurídico e de compliance.
Um dos aspectos valiosos no onboarding de fornecedores é que o processo se encaixe aos fluxos de trabalho do time de compras. Esse time pode ajudar a simplificar processos, identificar tarefas que podem ser terceirizadas, liberar mais tempo e foco para as unidades de negócios e obter informações extras que podem ser valiosas para outros departamentos, como pontuação de crédito, financeiro e operacional e muito mais.
É claro que nesta etapa, o time de compras deve ter apoio da segunda linha de defesa, para definir o que deve ser levantando durante essa etapa do onboarding, estando aderente às regulamentações, políticas internas e/ou melhores práticas. Aqui o segredo não é quantidade de informações, e sim a qualidade do que é solicitado.
A onboarding de fornecedores não precisa necessariamente envolver grandes grupos de pessoas, nem deve levar muito tempo para ser eficaz.
Como já mencionado, um dos principais objetivos da onboarding de fornecedores é coletar dados relevantes. Os questionários estão entre os métodos mais comuns e difundidos de coleta de informações. Sua praticidade está na facilidade de customizá-los e moldá-los às necessidades e riscos da empresa. Na plataforma OneTrust já são disponibilizados inúmeros questionários para ajudar nesta etapa, onde o próprio cliente tem autonomia para fazer essas alterações.
O grande objetivo do uso de questionários, é remover o máximo possível de julgamento subjetivo.
Ter processos ou questionários muito complicados não é produtivo nem propício para criar uma experiência de integração eficiente e robusta e não permite que as pessoas se concentrem onde deveriam. Configurar um processo de integração ágil é essencial para manter a equipe focada e torná-la capaz de se concentrar na identificação de alertas de forma mais eficaz, ajudando a limitar o risco para a empresa.
O onboarding de fornecedores é um componente essencial na etapa de prevenção de riscos em todo programa de conformidade. O foco não é olhar sobre o aspecto do “o que aconteceu”, mas de “o que poderia ter acontecido” e o que podemos fazer para evitar isso.
Essa etapa, não evita danos de imediatos, porém podem revelar gaps importantes nos sistemas de gerenciamento de risco. Portanto, se não forem detectados, podem causar danos reais à sua empresa futuramente e esforço desperdiçado.
Um exemplo prático, considere um parceiro de negócio potencial operando em um país de risco médio. Já passou pela fase de contratação e um pedido de compra está prestes a ser feito. Nesse momento, percebeu-se que uma das partes interessadas do fornecedor mantem um relacionamento próximo com um funcionário de alto nível do governo de um país de alto risco, levantando assim uma bandeira vermelha. O negócio deve ser interrompido imediatamente. Se um processo de onboarding adequado estivesse em vigor, essa conexão poderia ter sido sinalizada no início da triagem inicial e nenhum tempo seria desperdiçado.
Por que plataformas para automatizar esse processo são importantes?
Uma das palavras-chave no onboarding de fornecedores é automatizar. É importante monitorar todo o ciclo de vida do relacionamento com terceiro. Ter uma plataforma de onboarding mantem o conhecimento dos fornecedores, incluindo não apenas informações confidenciais de conformidade, mas também outros detalhes comerciais ou financeiros relevantes, como discutido anteriormente.
As clientes que consideram o onboarding de fornecedores como uma ferramenta de desenvolvimento de negócios, e não apenas como parte de seu processo de gerenciamento de riscos, podem mostrar que, com a abordagem correta, o onboarding de fornecedores minimiza o risco, mas também revela fornecedores éticos e de alto valor.
É uma tendência muito clara os reguladores exijam cada vez mais esforços de due diligence das empresas. A conformidade está se expandindo para novas áreas de risco, elevando os padrões de integridade em toda companhia. Portanto, entender esse novo paradigma repleto de nuances e complexidades é fundamental, portanto, utilizar uma metodologia de onboarding eficiente que agregue valor ao seu negócio e satisfaça os reguladores é essencial.
