É fato que toda empresa busca conhecer a fundo seus candidatos, indo além do currículo. A confirmação de informações como formação, certificados, histórico profissional e antecedentes legais é crucial para uma contratação assertiva e segura.
Em um cenário de crescente preocupação com compliance, gestão de riscos e segurança da informação, o “background check” surge como ferramenta essencial para mitigar ameaças internas e garantir a integridade da equipe.
No entanto, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabelece limites claros para o tratamento de dados pessoais, exigindo que as empresas equilibrem suas necessidades com o respeito à privacidade dos candidatos.
Como realizar o background check de forma legal e ética:
- Base Legal: Fundamente a coleta de dados em uma das bases legais da LGPD. O legítimo interesse pode ser utilizado para dados não sensíveis, com um Relatório de Impacto à Proteção de Dados (RIPD) bem elaborado. Para cargos específicos, o cumprimento de obrigação legal pode ser adequado.
- Consentimento: Evite o consentimento como base legal devido à relação de poder assimétrica entre empregador e candidato, o que pode tornar o consentimento inválido.
- Limites Claros e Transparência:
- Critérios Objetivos: Estabeleça critérios claros e objetivos para o background check, definindo quais dados serão coletados e por qual finalidade específica. Documente esses critérios em políticas internas.
- Dados Mínimos Necessários: Colete apenas os dados estritamente necessários para a finalidade do background check. Evite a coleta excessiva de informações que não sejam relevantes para a avaliação do candidato.
- Informações Sensíveis: Restrinja a coleta de dados sensíveis (origem racial ou étnica, convicções religiosas, opiniões políticas, filiação sindical, dados referentes à saúde ou à vida sexual, dados genéticos ou biométricos) a situações excepcionais e com base legal adequada, como o cumprimento de obrigação legal ou regulatória. Para isso, sempre se atente à legislação pertinente ao cargo contratado, inclusive as convenções coletivas de trabalho.
- Verificação de Redes Sociais: Se a verificação de redes sociais for considerada necessária, defina claramente quais informações serão analisadas e como serão utilizadas. Evite a coleta de informações pessoais irrelevantes para a avaliação profissional.
- Histórico Financeiro: A verificação de histórico financeiro deve ser limitada a cargos que envolvam, por exemplo, alta gestão ou acesso a informações financeiras confidenciais, e com base legal apropriada.
- Transparência com o Candidato: Informe claramente aos candidatos, desde o início do processo seletivo, sobre a realização do background check, quais dados serão coletados, a finalidade, o período de retenção e os direitos dos titulares. Forneça acesso à política de privacidade da empresa. Se possível, solicite que o próprio candidato forneça as informações e documentos para, depois, somente verificar sua autenticidade. Isto dará uma camada adicional de transparência e prestação de contas.
- Segurança dos Dados: Garanta a segurança dos dados coletados, implementando medidas técnicas e organizacionais adequadas para protegê-los contra acesso não autorizado, perda ou destruição.
- Minimização de Dados: Colete apenas os dados estritamente necessários para a finalidade do background check. Evite a coleta excessiva de informações.
- Acesso Restrito: Limite o acesso aos dados coletados apenas aos profissionais diretamente envolvidos no processo de contratação.
- Retenção de Dados: Defina um período de retenção adequado para os dados coletados, eliminando-os após o término da finalidade ou conforme exigido por lei.
- Direitos dos Titulares: Garanta o exercício dos direitos dos titulares dos dados, como acesso, retificação, exclusão e oposição.
Ao seguir essas diretrizes, sua empresa poderá realizar o background check de forma eficaz, garantindo a segurança e a conformidade com a LGPD.
Autor – João Fiorezi
Referências:
- Data Privacy Manager. “How to Perform GDPR Compliant Background Checks.” Disponível em: https://dataprivacymanager.net/how-to-perform-gdpr-compliant-background-checks/
- IAPP. “How to Background Check Under the GDPR.” Disponível em: https://iapp.org/news/a/how-to-background-check-under-the-gdpr
- Mofo. “Shielding Your Company – Best Practices.” Disponível em: https://www.mofo.com/resources/insights/240202-shielding-your-company-best-practices
- European Commission. “Article 29 Working Party.” Disponível em: https://ec.europa.eu/newsroom/article29/items/610169
